行政書士が教える内容証明の書き方

行政書士が教える内容証明の書き方

行政書士と学ぼう内容証明!

内容証明の書き方についての素朴な疑問を行政書士福岡法務がお答えします。内容証明には一定のルールがあり、使用できる文字や記号なども決まっています。間違ったからといって何かある訳ではないのですが、もう一度書き直したりいないといけませんので手間と労力がかかります。内容証明の書き方を理解してスムーズに送付しましょう。

内容証明の送り方

・どんな用紙を使えばいい?

何でもいいです。よく、赤枠の用紙に真ん中に「内容証明書用紙」と赤字で書かれたものを見ますが、あの紙を使わなければならないということではありません。メモ用紙でもいいですし、ノートをやぶって書いてもいいです。内容証明書用紙と書かれたものを使う理由として縦書きは1行に20文字以内、1枚に26行以内」というルールがあるからです。真っ白の用紙に手書きで書くのであればそれを数えるのが煩わしいので、内容証明書用紙を使って書いている人もいるようです。ちなみに横書きであれば、「1行20字以内、1枚26行以内」「1行13字以内、1枚40行以内」「1行26字以内、1枚20行以内」です。ただ、手書きでなくともパソコンでもいいですので、今はパソコンを使って内容証明を作るのが主流でしょう。同文の手紙が3通必要ですので、パソコンで作成したほうが何かと便利です。

・同文のものを3通も何故必要?

内容証明を3通作成する理由としては、1通は相手方、1通は差出人、1通は郵便局が保管することになっています。同じ文章でいいので手書きであればコピーでいいですし、パソコンであれば印刷すればですね。

・使用できる文字は?

使用できる文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、数字、一般的な記号、句読点になり、英字は、氏名、会社名、地名、商品名等の固有名詞だけに使えます。①や㎡は2字として数えられ、カッコは()で1字と数えられます。ですので(①100㎡)であれば8字と数えるわけです。ただ、文中の序列を示す記号と認められるものに限り1字として数えます。

・タイトルを何にするか?

これもまた特にルールはありません。いきなり書き出してもいいですし、「消滅時効援用通知書」のようにタイトルを決めてもいいでしょう。何にしていいかわからない場合は、「通知書」として送ってしまうのが無難かもしれません。その内容証明の返事を書くときは「回答書」とかにして返信すればいいでしょう。これといって法律で決まっている訳ではありませんので、頭を悩ます必要がありません。

・内容証明は何枚までOK?

内容証明はどんなに長くなっても構いませんが、2枚以上になった場合は必ず契印を押すようにしておきましょう。契印というのは、1枚目と2枚目のつなぎ目に押すものです。3枚4枚と内容証明が増えれば、2枚目と3枚目、3枚目と4枚目と契印を押しましょう。契印を押す理由として、差し替えをふせぎ関連性のあるものだと証明する為です。

・資料や写真を同封したい

例えば、浮気相手に慰謝料請求する為に内容証明を送るのに、浮気している写真を一緒に送りたいと思うかもしれません。普通の郵便であれば同封する事ができますが、内容証明郵便の場合は資料や写真を同封することは出来ません。浮気相手に写真を郵送するのは現実的にありえませんが、お金を返して欲しいときなどは借用書のコピーを一緒に同封したいと思うかもしれません。そのような場合も同様に送る事はできませんので、内容証明の中に借用書のコピーを渡せる旨を書いておけばいいでしょう。

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行政書士福岡法務は、許認可申請から民事法務に関して幅広く行政書士業務をしております。役所に聞いても答えを得られなかったり、自分で調べたけど分からない事も多くあるかと思います。そのような時は、お気軽に行政書士福岡法務に相談下さい。

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